POLITIQUE DE GOUVERNANCE ET DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PRÉAMBULE
Cette politique, en vertu de la Loi 25, encadre la protection des données personnelles au sein du CIAFT. Elle couvre la collecte, l’utilisation, la communication et la destruction des données, ainsi que le processus de gestion des incidents et des plaintes.
PERSONNELS
Dans le cadre de ses activités, le CIAFT peut recueillir et traiter différents types de renseignements personnels. Les renseignements personnels recueillis sont uniquement ceux nécessaires à l’exercice de ces activités.
Les renseignements récolté s peuvent être (liste non exhaustive) :
• Les renseignements d’identité, tels que le nom, le prénom, la date de naissance, etc.
• Du contenu visuel, tel que des photos et du contenu vidéo ou audio
• Les coordonnées de contact, adresse postale, courriel, téléphone, etc.
• Les renseignements permettant d’administrer les dons reçus, d’émettre des reçus fiscaux, et de remercier les contributions des personnes donatrices, tel que les renseignements bancaires, les données de cartes de débit et crédit, etc.
• Tout autre renseignement personnel nécessaire aux activités du CIAFT.
UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous n'utiliserons vos données personnelles que dans le respect de la loi ou, le cas échéant, sur une autre base légale autorisée. Habituellement, nous utilisons vos informations personnelles dans les situations suivantes :
• Dans le cadre de nos efforts de collecte de fonds philanthropiques, nous pouvons solliciter des dons ou vous inviter à renouveler vos contributions. Nous arrêtons immédiatement de contacter les donateurs qui ne souhaitent plus recevoir ce type de communications.
Vous avez le droit de retirer votre consentement à être contacté à tout moment en communiquant avec nous à l’adresse direction@ciaft.qc.ca
• Nous utilisons les informations recueillies pour gérer et administrer nos programmes conformément à leurs objectifs initiaux, et nous nous engageons à obtenir un consentement supplémentaire avant toute utilisation à d'autres fins.
PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous collaborons avec des tiers fournisseurs de services et/ou partenaires, notamment ceux proposant des services de publipostage, d'analyse de bases de données, de maintenance, de sécurité ou autres. Ces tiers peuvent avoir accès à des données personnelles ou les traiter dans le cadre des services qu'ils nous fournissent. Nous limitons les informations que nous partageons avec ces fournisseurs de services aux données strictement nécessaires à l'exécution de leurs tâches. De plus, les contrats que nous concluons avec ces fournisseurs exigent qu'ils préservent la confidentialité de ces informations. Dans des circonstances spécifiques, le CIAFT peut collecter, utiliser ou divulguer des données personnelles sans préavis ni consentement pour des raisons règlementaires, légales, de sécurité, ou pour prévenir la fraude ou pour d'autres motifs sérieux bénéfiques. Le consentement peut être retiré à tout moment en communiquant avec nous à l’adresse direction@ciaft.qc.ca
SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous avons instauré des mesures de sécurité adéquates pour assurer la protection des renseignements personnels que nous collectons. Nos politiques et procédures internes régissent l'accès des employés aux informations des donatrices, membres, participantes et ces dernières doivent signer un accord de confidentialité.
CONSERVATION ET DESTRUCTION DES DONNÉES
Le CIAFT conserve les renseignements personnels conformément à son calendrier de conservation, sauf exigence spécifique. Des mesures sont prises pour détruire ou anonymiser les données une fois leur utilité terminée, selon les réglementations. Les documents papiers sont détruits de manière sécurisée, tandis que les documents informatiques sont régulièrement archivés et détruits.
VOS DROITS LÉGAUX SUR LES DONNÉES PERSONNELLES
La loi sur la protection des données permet aux individus de demander, la correction ou la suppression de leurs données personnelles détenues par une organisation. Les demandes doivent être soumises par écrit à la personne responsable des données personnelles, accompagnées d'une pièce justificative d'identité. Le CIAFT répondra à la demande dans les 30 jours, avec une possible extension de 15 jours.
COMMUNICATION
Pour toute question, préoccupation, exercice de vos droits, modification de vos préférences de contact ou dépôt d'une plainte concernant la protection des données personnelles, veuillez contacter le responsable de la protection des données personnelles : Colette Cummings, directrice générale, direction@ciaft.qc.ca